שירותי מזכירות מרחוק הם שירותים שניתנים לעסקים במגוון תחומים. על ידי מזכירה ניתן לייעל את ההתנהלות של העסק, לייעל זמנים, לתת מענה ללקוחות ועוד. אך מהם שירותי מזכירות מרחוק והאם הם דומים לשירותים של מזכירה שיושבת משרד ליד? המאמר הבא הוא בשבילכם.
מהם שירותי מזכירות מרחוק?
שירותי מזכירות מרחוק כפי שניתן להבין משמם הם שירותי מזכירות שניתנים מרחוק. כמו שמזכירה יושבת במשרד ומנהלת את המשרד ואת העניינים האדמיניסטרטיביים של העסק, כך מזכירה מרחוק יושבת בבית או בכל מקום אחר על מנת לבצע את אותן פעולות.
שירותי מזכירות מרחוק הם שירותים זהים לשירותים שמעניקה מזכירה שיושבת שתוך המשרד. ההבדל המרכזי בין שירותי מזכירות מרחוק לשירותים של מזכירה משרדית הוא ששירותי מזכירות מרחוק ניתנים באופן וירטואלי. מזכירה מרחוק מנהלת את המשרד ומעניקה את כל השירותים השונים מכל מקום.
כלומר, שירותי מזכירות מרחוק כוללים את כל השירותים שכוללים שירותי מזכירות רגילים בהם ארגון יומן פגישות, תיאום פגישות עם לקוחות, מתן שירותים טלפוניים, קבלת הודעות, ניהול ענייני ספקים, ניהול הזמנות, ארגון ותיוק מסמכים, שירותי גבייה טלפוניים, הנפקת חשבוניות ועוד.
היתרונות של שירותי מזכירות מרחוק
-
- חסכון בזמן- שירותי מזכירות מרחוק מאפשרים לבעלי העסקים ולעובדים לחסוך זמן. ללא מזכירה העובדים ובעל העסק יצטרכו לבצע את כל העבודות של המזכירה בעצמם. מזכירה מרחוק תנהל את כל האלמנטים של המשרד ותאפשר לעובדים ולבעל העסק לחסוך זמן עבודה יקר שמוקדש לפגישות, ניהול פרויקטים, התנהלות מול הלקוחות ועוד.
- חיסכון בכסף- כאשר בוחרים בשירותי מזכירות מרחוק יכולים לחסוך סכומים גבוהים של כסף. שירותי מזכירות מרחוק מצריכים תשלום על שירותים חיצוניים בלבד. לעומת זאת, כאשר מעסיקים משרד למשרד ליד יש להתייחס אליה כעובדת ולשלם גם משכורת, ביטוח לאומי, מס הכנסה, פנסיה ועוד. כמו כן ישנם מקרים בהם יש לשלם שכירות נוספת על משרד למזכירה. שימו לב שניתן להזדכות על שירותי מזכירה מרחוק מול רשויות המס כהוצאה מוכרת.
- שירות מקצועי- שירותי מזכירות מרחוק הם שירותים שניתנים על ידי מזכירה מקצועית. כאשר צריכים מזכירה למשרד יכולים לבחור בעובד זוטר על מנת לשלם משכורת נמוכה יותר או בעובדת מנוסה שתדרוש משכורת גבוהה יותר. לעומת זאת, כאשר בוחרים בשירותי מזכירות מרחוק יכולים להיות בטוחים שמקבלים שירות מקצועי, מנוסה ויעיל ואף יכולים לחסוך בכסף.
למי מתאימים שירותי מזכירות מרחוק?
כל עסק שמנהל משרד צריך להיעזר בשירותי מזכירות על מנת להתנהל ביעילות ובחוכמה. עם זאת, ישנם מקרים בהם לא ניתן להעסיק מזכירה למשרד ליד. לדוגמא, אם אין מספיק מקום במשרד, אם המנהל יושב בנפרד מהעובדים, אם מדובר בחברה שהעובדים שלה הם עובדי שטח, אם המשרד לא עובד בשעות קבועות וכדומה. במקרים כאלה הפתרון הטוב והיעיל ביותר הוא שירותי מזכירות מרחוק.
שירותי מזכירות מרחוק הם בעלי אופן עבודה שכולל שעות גמישות, עבודה מהבית ומשמעת עצמית גבוהה מאוד. במקרים רבים שירותי מזכירות מרחוק יינתנו על ידי אימהות או סטודנטיות שמחפשות השלמת הכנסה. יש לקחת בחשבון שעבור שירותי מזכירות מרחוק יש לצייד את המזכירה בכל החומר המשרדי לו היא זקוקה כמו מחשב, חיבור לאינטרנט, תוכנות בהן עליה לעבוד וחיבור למרכזיה טלפונית.
מה כוללים שירותי מזכירות מרחוק?
שירותי מזכירות מרחוק כוללים מגוון רחב של שירותים בתחומים שונים. המזכירה תתנהל גם מול העובדים, מול הלקוחות ומול הספקים. אז מה כוללים שירותי מזכירות מרחוק?
- מענה טלפוני- שירותי מזכירות כוללים מענה טלפוני. לשם כך יש להקצות שלוחת קו טלפון ותא קולי בו יהיה ניתן להשאיר הודעות במקרה שלא יהיה מענה.
- ניהול מיילים ופקסים- שירותי מזכירות כוללים גם שירותי ניהול מיילים ופקסים. שירות זה כולל ניהול תכתובות של העסק מול הלקוחות על ידי מיילים או פקסים, לנוחיות העסק או לנוחיות הלקוח.
- ניהול יומן פגישות- שירותי מזכירות כוללים גם שירותי ניהול יומן פגישות, תיאום פגישות אישיות, תיאום קבלת אורחים מחו"ל, ושירות תזכורות הן ללקוח והן לבעל העסק על מועד הפגישה המתוכנן.
- קשרי לקוחות- שירותי מזכירות כוללים גם שירותים הנוגעים לקשרי לקוחות וכוללים הקמה ובניית מאגר לקוחות. בשירותים אלה המזכירה תנהל עם הלקוחות קשר רציף, תעדכן אותם בשינויים רלוונטיים, תשלח מידע וכל דבר נוסף על פי דרישת העסק.
- ניהול הזמנות- שירותי משכירות מרחוק כוללים ניהול הזמנות, לקיחת הזמנות עבודה מלקוחות, העברת הזמנות לבעל העסק וכל מה שכלול בכל.
- הקלדת מסמכים- שירותי מזכירות כוללים הקלדת מסמכים שונים לפי הצורך. ביניהם סיכומי ישיבות, סיכומי פגישות עם לקוחות, הכנת פרזנטציות ועוד.
- שירותי גבייה ומעקב אחר תשלומים- שירותי מזכירות כוללים שירותי גבייה ומעקב אחר תשלומים באופן וירטואלי. שירותים אלה כוללים גם יצירת קשר עם חייבים, תיאום העברת תשלומים, ניהול גביית תשלומים, הפקת דו"חות מעקב על הוצאות והכנסות, עדכון שוטף בנוגע לתשלומים, פעולות שוטפות מול הבנק ועוד.
- הפקת חשבוניות ודו"חות- שירותי מזכירות כוללים הפקת חשבוניות ושליחתם לספקים, רואי חשבון, לקוחות, הגשת מסמכים לרשויות ועוד. כמו כן בשירותים אלה המזכירה תבנה ותעדכן דו"חות סטטיסטים, דו"חות קבלת משוב ועוד.
- גיוס כוח אדם- במידה יש צורך, שירותי מזכירות יכללו גם גיוס כוח אדם. במסגרת השירות יתבצע פרסום משרות במגוון מקומות כמו רשתות חברתיות או חברות כוח אדם. כמו כן המזכירה תבצע סינון ראשוני.
- ניהול עובדים- שירותי מזכירות כוללים התנהלות מול העובדים השונים. במסגרת שירותים אלה יתבצע מעקב של העובדים, ריכוז שעות עבודה, העברת סיכומים ועוד.
- ניהול ושיווק- ישנם מקרים בהם שירותי מזכירות יכללו גם ניהול ושיווק. שירות זה כולל עריכת סקרי שוק, השוואת מחירים, ריכוז הצעות מחיר, קבלת הצעות ללקוחות ועוד.
