ניהול משימות – איך עושים את זה?

ניהול משימותעבודתו של כל ארגון או משרד גדול כוללת בתוכה משימות רבות ומגוונות בהן הוא נדרש לעמוד על מנת להגיע להצלחה.

לעיתים, ריבוי המשימות יוצר עומס ובלבול ולכן מתעורר הצורך בכלי ארגון משימות אשר מתאים לפעילות היומיומית.

למרות התפישה הישנה של ניהול המשימות בעל פה או בכתב, רבים מבעלי העסקים מחפשים כיום פתרונות מתקדמים לניהול המשימות בארגון.

יותר ויותר בעלי עסקים מבינים כי הביטוי זמן שווה כסף אינו קלישאה וניהול נכון של משימות הארגון יוביל להצלחה בזמן קצר ויחסוך בעלויות. מסיבה זו חברות רבות המתמחות בשירותי משרד מפתחות מערכות לניהול משימות.

מערכות מתקדמות לניהול משימות הארגון

הפתרון המתקדם ביותר לניהול משימות הארגון מופיע כיום בצורת תוכנה המותקנת באופן מקומי במחשבי הארגון או במערכת מקוונת אליה ניתן לגשת דרך רשת האינטרנט.

העובדים והמנהלים מתחברים אל המערכת באמצעות שם משתמש וסיסמא ייחודיי ולאחר ההתחברות יוצג לפניהם המידע הרלוונטי אליהם.

הקצאת משימות וניהול משאבים

הדרג הניהולי בארגון יכול להקצות משימות שונות לעובדים ולעקוב אחר ביצועיהן ישירות מתוך המערכת. מערכות מתקדמות יותר מאפשרת למנהלים להקצות גם תקציב או משאבים נוספים לצורך השלמת המשימה.

מעקב מתמיד אחר ביצוע המשימות בארגון מוביל כמעט תמיד להצלחת הפרויקט כולו.

כיום, ניתן למצוא מערכות רבות המיועדות לניהול המשימות של הארגון וניהול פרויקטים שונים הכוללים בתוכן משימות רבות ומצריכים מעכב לאורך זמן רב.

המערכות השונות אשר פועלות בארגון עושות שימוש לרוב בשמות המשתמשים של העובדים ברשת הארגונית או בשמות משתמש ייחודיים למערכת.

בחירת מערכת לניהול משימות הארגון

כאשר הגענו להחלטה שעלינו להשתמש בכלי ייעודי לניהול משימות הארגון חשוב שנבחר בכלי שיצליח לענות על צרכינו מבלי לגרום לנו לסרבול מיותר. הקפידו לבחור במערכת המתאימה לכמות העובדים בארגון שלכם ולרמת הידע הטכני שלהם, אחרת תאלצו להשקיע זמן וכסף רב בהכשרת העובדים לשימוש במערכת מבלי שהשקעה זו תבטיח להניב רווחים כלשהם.

בין המערכות השונות תוכלו למצוא את האפשרויות הבאות:

MS Project – תוכנה ותיקה ומקצועית מבית חברת מיקרוסופט המוכרת אשר מיועדת לנהל פרויקט בעל משימות רבות בו לוקחים חלק עובדים רבים. התוכנה מאפשרת לכם לבנות תצוגה ברורה של תכנון הפרויקט, הקצאת המשאבים וחלוקת העבודה ולעקוב באופן מסודר אחר התקדמות הפרויקט על משימותיו השונות.

Frontaskמערכת CRM המיועדת לניהול קשרי ובסיסי לקוחות אשר כוללת בתוכה מערכת לניהול פרויקטים ומשימות. מלבד יכולותיה המוכחות בניהול קשרי הארגון והלקוח כוללת מערכת Frontask גם מערכת פנימית לניהול פנים ארגוני של המשימות השוטפות בארגון, המערכת מאפשרת הקצאת משאבים וקביעת יעדים לכל משימה בנפרד ומאפשר למנהלים בדרגות השונות לעקוב אחר ביצוע המשימות.

Gannter – שירות המבוסס על מערכת Google Docs החינמית ומאפשר לכם לבצע ניהול מעמיק של הפרויקט הכולל חלוקה למשימות ותכנון משאבים על פי כתובת הדואר האלקטרוני של המשתמשים. המערכת חינמית לחלוטין ומיועדת בעיקר לשימושם של עסקים קטנים יחסית.

Live Project – מערכת לניהול פרויקטים המיועדת לעסקים וארגונים בכל גודל. המערכת בעלת ממשק משתמש דומה מאד לתוכנת Microsoft Project והיא גם בעלת תכונות זהות כמעט לחלוטין. המערכת מאפשרת גישה לכל המידע בכל זמן ומכל מקום למעשה על ידי שימוש במכשיר iPhone או מכשיר iPad .

Business Watch – מערכת מקוונת בעברית מלאה המיועדת לניהול משימות, ניהול פרויקטים וניהול עובדים. המערכת מאפשרת ליצור משתמשים לכלל העובדים בארגון ולהקצאות להם משימות ופרויקטים שונים. דרך המערכת ניתן לעקוב באופן מסודר אחר התקדמות המשימות בכל רגע מתוך אתר האינטרנט של השירות.

.