שירות הודעות לעסקים – למי השירות מיועד?

שירות הודעות לעסקיםחברות ועסקים לא מעטים מוצאים עצמם לפעמים עמוסים למדי בפניות של לקוחות בשעות שונות על פני היום, אולם לא תמיד יש זמן פנוי ולא תמיד יש משאבים מספיקים על מנת לענות לכולם. למרות זאת, בעלי עסקים וחברות צריכים לנקוט בכל האמצעים על מנת לשמור על מספר הלקוחות הקיימים ואף להוסיף עליהם ולגרום לסיפוקם, כי אף לקוח לא אוהב להגיע למשיבון אלקטרוני של בית עסק במקום לקבל מענה טלפוני אנושי לעסקים.

מהו שירות הודעות לעסקים

חברות רבות מעניקות שירות הודעות לעסקים שמופעל 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע במשך כל השנה. במוקדים של החברות הללו יושבים נציגים אשר מעניקים שירות אישי ללקוחות של בית העסק. הלקוחות מתקשרים למספרי הטלפון של בית העסק, וכאשר אין מי שיענה להם באותו מקום, שיחתם עוברת באופן אוטומטי למוקד של שירות הודעות לעסקים, שם הם מקבלים מענה אנושי.

הנציגים אשר יושבים באותן חברות שירות יודעים באיזו חברה מדובר ואילו שירותים היא מעניקה, הם מקבלים לידיהם תסריטי שיחה כדי לענות ללקוחות כפי שהייתה עונה מזכירת החברה, וכך נותנים שירות מלא ללקוחות. נציגים שנותנים מענה, למדו היטב על החברה ומודעים לכלל השירות שהיא מעניקה, החל מטלמיטינג ( תיאום פגישות) דרך מכירת מוצרים בכרטיסי אשראי ועד למוקד לתמיכה טכנית במוצרים.

שירות הודעות לעסקים מאפשר גם להעביר שיחות אל בית העסק, למשל לטלפונים הניידים של המנהלים או של המזכירות, הנציגים גם מעדכנים את לקוחות החברה במקרים דחופים ומפצלים את המידע אשר התקבל במוקד למחלקות השונות באותה חברה. עם שירות הודעות לעסקים לא יהיו מקרים בהם לקוחות לא יקבלו מענה ולא יהיו מקרים בהם העסקים עצמם לא יקבלו את המידע שהתקבל.

חלק מהחברות אשר מספקות שירות הודעות לעסקים כוללות גם תקשורת אינטרנטית בין מוקד השירות לבין בית העסק, כך שהעסקים יכולים להתעדכן בכל מקום בארץ ובעולם, ובכל זמן בנעשה, ואף לראות באמצעות טכנולוגיה מיוחדת (CTI) את ההודעות בצורה כתובה.

מתן שירות הודעות לעסקים תוך שימוש באמצעים אלה יכול לסייע מאוד לבעלי העסקים' בכך שהם מודעים לרמת השפה של הנציגים הנותנים מענה ללקוחות, הם מודעים ליכולות המכירה של הנציגים אל מול הקריטריונים שהם עצמם דורשים, והם מודעים לרמת הידע וההבנה של שירותי העסק אצל הנציגים. בדרך זו, אם מנהלי העסקים לא מרוצים, הם יכולים לבקש מענה מנציגי שירות אחרים באותו מוקד או פשוט להחליף את החברה דרכה יעניקו שירות הודעות לעסקים.

ניהול יומנים

חברות אשר מעניקות שירות הודעות לעסקים מציעות גם ניהול של יומן פגישות או שירות של זימון וניהול תורים (למשל לרופאים, לאנשי מכירות ולסוכנים), תוך כדי התאמה ליומן שנמצא במחשב של בית העסק.

למי מתאים השירות

שירות הודעות לעסקים מתאים בעצם לכל עסק ועסק, על אחת כמה וכמה כאשר הם בתוך מסע פרסום של מוצר חדש או של שירות וישנו עומס אדיר של פניות, אך חסרים קווים טלפונים למענה. במקרים בהם המזכירה עסוקה במטלות שוטפות ואינה זמינה לטלפון או שהיא יוצאת מהמשרד למשך כמה שעות, שירות הודעות לעסקים יכול להיות פתרון טוב ואפקטיבי.

שירות שכזה מתאים גם במקרים בהם יש עומס רב על קווי טלפון קיימים, מה שגורם להמתנה מרובה של הלקוחות, במקרים שהעסקים עצמם מעוניינים למצות עד תום את מאמצי השיווק והפרסום שלהם בהם הושקעו משאבים רבים וכסף, כאשר העסק סגור (חגים, שבתות, חופשות יזומות) וכאשר חסר כוח אדם במשרד.