חברות רבות אשר מוגדרות כגדולות, מסועפות ומורכבות, וכוללות עבודה מול אנשי מקצוע מתחומים שונים, נדרשות להיפגש עמם ועם לקוחות בנושאים מקצועיים. שוק העבודה מציע אנשי מקצוע רבים, חלקם מצוינים וחלקם פחות, חלקם בעלי תעודות ואישורים וחלקם לא.
בכדי לנהל את החברות ביד רמה ובצורה טובה, יעילה ובטוחה, בעליהן צריכים לדעת עם מי הם נפגשים ומהו טיבם של אותם אנשים. ניהול פגישות היא פעולה חשובה ואף הכרחית למען המשך קיום החברות.
תוכנת ניהול פגישות
עבודה עם תוכנה של ניהול פגישות מאפשרת לחברות לתאם פגישות (טלמיטינג) ביעילות: תיאום פגישות עבודה ופגישות עסקים עם ספקים או עם לקוחות וגם לזמן אליהן עובדים ממקום העבודה. מערכת ניהול פגישות מאפשרת לבעלי החברות לעקוב בצורה תמידית אחר הפגישות שנערכו עם לקוחות החברה, אחר פגישות שנדחו או שבוטלו, והיא מאפשרת גם עדכון של סיכומי הפגישות הישר מתוך המערכת.
פגישות שנקבעות בכרטיסי הלקוחות, מתעדכנות במערכת ניהול פגישות שמעדכנת באופן אוטומטי את יומניהם של העובדים הנוגעים בדבר, וכן מאפשרת התראה מראש לקראת אותן פגישות ואף מוודאת אישורי הגעה לכנסים או אירועים שנקבעו. תוכנת ניהול פגישות מעדכנת סטאטוסים של פגישות ועוקבת אחר המתרחש בפועל במסגרתה. השימוש באפשרות קביעת סטאטוסים מאפשר את הערכת האפקטיביות של הפגישות שנערכו וגם לעקוב אחר תוצאותיהן.
התראות מתוך המערכת
המערכת הממוחשבת של ניהול פגישות מאפשרת שליחת התראות אודות הפגישות לעובדים שאמורים להשתתף בהן. ישנה אפשרות של שליחת הודעות בדואר האלקטרוני, שירות של קבלת הודעות קוליות ב- SMS או שליחת מסרונים לטלפונים הניידים מיד כאשר הפגישות מתואמות. הודעות אלו מכילות קישורים לכרטיסי הלקוחות או לכרטיסי הספקים, כך שמשתתפי הפגישות יוכלו להיערך אליהן ולהכין את מה שדרוש לכך.
מערכת ניהול פגישות שולחת כל הזמן עדכונים לגבי פגישות שבוטלו או שנדחו, כך שהעובדים שעתידים להשתתף בהן יכולים להתעדכן באופן מידי, דבר שמונע עיכובים בהספקי העבודה.
מדוע ניהול פגישות הכרחי?
אחת הדרכים לזיהוי חברה שמספקת שירותים אמינים ואיכותיים היא הכרה ברמת הדיוק והארגון שעל פיה היא עובדת. חברה אשר דואגת לעבוד בשיטת ניהול פגישות מעידה על כך שבתוכה מתקיימת שקיפות מלאה, על כך שיש סדר וארגון, ועל כך שהיא פועלת במקצועיות רבה.
התיעוד של הפגישות המתנהלות בין החברה לבין לקוחותיה או ספקיה השונים הוא חשוב ביותר, מכיוון שכל ההחלטות שמתקבלות וכל דרכי הביצוע לפיהם היא עובדת, מובאים כמו שהם מבלי להסתיר דבר. דברים אלה מהווים כתב התחייבות של ממש, מכיוון שכך החברה מציגה את שיטת העבודה בה היא דוגלת ואת הדרך בה הארגון הפנימי מתקיים.
הלקוחות נהנים יותר
חברות אשר עובדות עם מערכת של ניהול פגישות משקפות לחלוטין את כל פעולותיהן, הן מקיימות פגישות לאורך תהליכי הפרויקטים שבהם הן עוסקות, ובכך הן מאפשרות לספקיהן לעבוד בצורה טובה וללקוחות הן מאפשרות ליהנות מהשירות הטוב והאיכותי ביותר.
