אם אתם אחראיים על ארגון של אירוע גדול או כנס רב משתתפים במקום העבודה שלכם, אתם בוודאי יודעים כי מדובר במשימה מורכבת שמצריכה משאבים רבים (כלכליים, פיזיים ונפשיים), וכוללת בין היתר, כאב ראש לא קטן. הבוסים מלמעלה מלחיצים, אנשי המקצוע בשטח רוצים לדעת היכן עומדים הדברים, ההזמנות למוזמנים כבר נשלחו, ועכשיו צריך רק לעבור בשלום את האירוע או את הכנס.
כל אדם אשר עוסק בארגון אירועים או כנסים יודע עד כמה חשוב נושא ההגעה של מירב המוזמנים, וכי ישנם גם מקרים לא נעימים בהם לא מגיעים מספיק אנשים. ההיערכות הרבה, הריצות, הלחצים, הכמות הגדולה של האוכל והמשקאות שהוזמנה ועוד דברים שונים אשר כרוכים בתהליך הארגון, יורדים לטמיון ברגע שלא מגיעים לאירוע מספיק מוזמנים.
האנשים שאחראיים על ארגון אירועים וכנסים בפועל מתקשים למצוא זמן כדי לטלפן לכל המוזמנים ולקבל אישורי הגעה, ולשם כך קמו חברות מיוחדות שכל כולן עוסקות בזה. בכך נחסך מהמארגנים לחץ מיותר ומחשבות טורדניות לא מעטות.
כיצד מתבצע תהליך האישור?
החברות אשר מציעות שירות של אישורי הגעה לכנסים ולאירועים מקבלות לידיהן ממארגני האירועים רשימה מסודרת של שמות המוזמנים ושל מספרי הטלפון שלהם. נציגי השירות מתוך החברות מתקשרים לאותם מוזמנים ומוודאים כי הם יגיעו לאירוע ומה יהיה מספרם. לאחר קבלת כל אישורי ההגעה יחד עם רשימה של כמות האנשים שיגיעו, שולחות החברות את הרשימות בחזרה אל מפיקי האירועים. הרשימות כוללות גם את שמות המוזמנים שלא מתכוונים להגיע לאירוע.
החברות אשר מארגנות את האירועים ואת הכנסים יחד עם החברות שמאשרות את הגעת המוזמנים, מתאמות מראש את התקופה בה יתבצע השירות, ולאחר מכן מגיע הדו"ח הסופי עם כל הפרטים.
האם השירות כדאי?
התשובה לשאלה היא חד משמעית- כן. זה כדאי מאוד. הסיבה לכדאיות של קבלת שירות אישורי הגעה לכנסים ולאירועים היא שמדובר פעמים רבות במספר גדול מאוד של מוזמנים, ומארגני האירועים לא מוצאים לעצמם את הזמן לאשר את הגעתם.
שיחת הטלפון אל המוזמן על ידי נציג השירות נעשית בצורה ניטרלית (בתור הפקת האירוע מהמקום עצמו), כלומר אין כל ציון של הקשר בין מארגני האירוע לבין עורך השיחה. דבר זה חשוב מאוד וחוסך אי נעימויות, במיוחד כאשר ההשתתפות באירועים אינה כרוכה בתשלום ולא נעים לסרב לאדם שמזמין.
החברות המעניקות שירות של אישורי הגעה לכנסים ולאירועים מעסיקות אנשים רבים ולא רק אדם אחד, ולכן השירות ניתן במהירות יחסית. נציגי השירות של אותן חברות הם בעלי מיומנות וניסיון רב בעבודה זו והפנייה הטלפונית אל מוזמני האירוע נעשית בשפה ברורה וגבוהה, מכיוון שברוב המקרים מדובר בקהל מוזמנים מכובד מעולם העסקים.
עבודתן של החברות המאשרות את הגעת המוזמנים לאירועים נעשית תוך מתן שירות אדיב ואחראי, הנציגים לא מפספסים אף אורח, במיוחד לא את האורחים שמארגני האירוע ציינו כחשובים. נציגי השירות מתייחסים אל המוזמנים בצורה יפה ומכובדת ומעניקים לכל אחד ואחד יחס אישי, כאילו הוא החשוב ביותר.
מה כלול תחת השירות
חברות אשר מעניקות שירות של אישורי הגעה לכנסים ולאירועים כוללת בתוכו חלוקת הזמנות ורישום שמות האנשים שמשתתפים באירוע, הן מפיקות ניוזלטר ושולחות אותו לצורך הרשמה על ידי מערכת מקצועית מיוחדת, הנציגים שולחים דיוור אישי אל כל האנשים המשתתפים באירוע, במקום האירוע עצמו עומדים דיילים ודיילות שרושמים את המגיעים באמצעים ממוחשבים, חברת השירות מנפיקה תגי שם ומחלקת למוזמנים, ולאחר האירוע נשלחים מסרונים למוזמנים.