כולם יודעים מה החשיבות של מזכירה וכיצד היא מאפשרת לייעל את התנהלות העסק. אך מהי מזכירה וירטואלית? האם מזכירה וירטואלית מעניקה את השירותים שמעניקה מזכירה רגילה? למי מתאים להעסיק מזכירה וירטואלית? על כך נרחיב במאמר הבא.
מהי מזכירה וירטואלית?
מזכירה וירטואלית היא למעשה מזכירה המעניקים שירותים זהים למזכירה שיושבת בתוך המשרד, כאשר ההבדל המרכזי הוא שמזכירה וירטואלית לא יושבת במשרד, אלא מעניקה את השירותים השונים באופן וירטואלי.
מזכירה וירטואלית יכולה לנהל את המשרד ולהעניק שירותים מכל מקום ולספק את אותן האפשרויות כמו מזכירה שיושבת במשרד הסמוך.
שירותי מזכירה וירטואלית כוללים את כל השירותים שכוללים שירותי מזכירות רגילים. החל מארגון יומן הפגישות של המנהל ושל העובדים, לתיאום פגישות עם לקוחות, מתן שירותים טלפוניים ללקוחות, קבלת הודעות, ניהול תכתובות, ניהול ענייני ספקים והזמנות, ארגון מסמכים, תיוק מסמכים, שירותי גבייה טלפוניים, הנפקת חשבוניות ועוד.
כלומר, כמו שהמזכירה יושבת במשרד ומנהלת את המשרד ואת כל הענייניים האדמיניסטרטיביים של העסק, כך המזכירה הווירטואלית יושבת בבית או בכל מקום אחר שתבחר ועושה בדיוק אותו דבר.
למי מתאימים שירותי מזכירה וירטואלית?
קודם כל, כל מי שמנהל משרד חייב להסתייע בשירותי מזכירות. אך ישנם מקרים בהם אין מספיק מקום במשרד או חברות בהן המנהל יושב בנפרד מעובדיו, או חברות בהן העובדים הם עובדי שטח, או במקרים בהם המשרד לא עובד בשעות קבועות- אז איך אפשר להעסיק מזכירה?
שירותי מזכירה וירטואלית הם שירותים שמתאימים בדיוק למקרים כאלה.
יש לקחת בחשבון שהמזכירה הווירטואלית צריכה להיות מודעת לאופן העבודה הכולל שעות גמישות, עבודה מהבית, משמעת עצמית גבוהה ועוד. פעמים רבות סטודנטיות ואימהות בוחרות בעבודה זו או נשים שמחפשות השלמת הכנסה.
לכן, אם אתם מנהלי חברות ואתם מעוניינים בשירותי מזכירה וירטואלית, חשוב שתציידו את המזכירה בכל החומר המשרדי שהיא זקוקה לו כולל מחשב, חיבור לאינטרנט, תוכנות שונות וחיבור למרכזיה טלפונית דרך רשת לצורך ניתוח שיחות.
אילו שירותים מעניקה מזכירה וירטואלית?
מזכירה וירטואלית מעניקה מגוון שירותים שונים בשלל תחומים- מול העובדים, מול הלקוחות, התנהלות כלכלית, ניהול מסמכים ועוד. ריכזנו לכם את השירותים המרכזיים שמעניקה מזכירה וירטואלית:
- מענה טלפוני – מזכירה וירטואלית מעניקה שירות מענה טלפוני. יש להקצות שלוחת קו טלפון ותא קולי שמאפשר להשאיר הודעות במקרה שאין מענה.
ניהול מיילים ופקסים- מלבד מענה טלפוני, מזכירה וירטואלית תעניק שירותי ניהול מיילים ופקסים. שירותים אלה כוללים גם ניהול תכתובות של החברה מול הלקוח על ידי מייל או פקס לנוחיות הלקוח או העסק. - ניהול יומן פגישות – מזכירה וירטואלית תעניק שירותי ניהול יומן פגישות, תיאום פגישות אישיות, תיאום קבלת אורחים מחו"ל, ושירות תזכורות הן ללקוח והן לבעל העסק על מועד הפגישה המתוכנן.
- קשרי לקוחות – מזכירה וירטואלית מעניקה גם שירותים הנוגעים לקשרי לקוחות וכוללים הקמה ובניית מאגר לקוחות. המזכירה תנהל עם הלקוחות קשר רציף, תעדכן אותם בשינויים רלוונטיים, תשלח מידע וכל דבר נוסף על פי דרישת העסק.
- ניהול הזמנות– מזכירה וירטואלית תנהל את ההזמנות כולל לקיחת הזמנות עבודה מלקוחות והעברתם לבעל העסק להמשך ביצוע.
- הקלדת מסמכים – מזכירה וירטואלית יכולה אף להקליד מסמכים ביניהם סיכומי ישיבות, סיכומי פגישות עם לקוחות, הכנת פרזנטציות ועוד.
- שירותי גבייה ומעקב אחר תשלומים – מזכירה וירטואלית תאפשר שירותי גבייה ומעקב אחר תשלומים באופן וירטואלי. שירותים אלה כוללים גם יצירת קשר עם חייבים, תיאום העברת תשלומים, ניהול גביית תשלומים, הפקת דו"חות מעקב על הוצאות והכנסות, עדכון שוטף בנוגע לתשלומים, פעולות שוטפות מול הבנק ועוד.
- הפקת חשבוניות ודו"חות – מזכירה וירטואלית תעניק גם שירותים הכוללים הפקת חשבוניות ושליחתם לספקים, רואי חשבון, לקוחות, הגשת מסמכים לרשויות ועוד. כמו כן המזכירה תבנה ותעדכן דו"חות סטטיסטים, דו"חות קבלת משוב ועוד.
- גיוס כוח אדם – במידה יש צורך, שירותי מזכירות וירטואליים יכללו גם גיוס כוח אדם. במסגרת השירות יתבצע פרסום משרות במגוון מקומות כמו רשתות חברתיות או חברות כוח אדם. כמו כן המזכירה תבצע סינון ראשוני.
- ניהול עובדים – בנוסף, מזכירה וירטואלית תתנהל מול העובדים השונים. במסגרת שירותים אלה יתבצע מעקב של העובדים, ריכוז שעות עבודה, העברת סיכומים ועוד.
- ניהול ושיווק – ישנם מקרים בהם שירותי מזכירה וירטואלית יכללו גם ניהול ושיווק. שירות זה כולל עריכת סקרי שוק, השוואת מחירים, ריכוז הצעות מחיר, קבלת הצעות ללקוחות ועוד.
מזכירה וירטואלית לחסכון בזמן
שירותי מזכירה וירטואלית מאפשרים לכל עובדי המשרד לפנות את הזמן בו עסקו בעבודה המזכירות הטכנית. מזכירה וירטואלית מנהלת את כל האלמנטים העקיפים של המשרד וכך מאפשרת לחסוך זמן עבודה יקר מאוד שמוקדש לפגישות, ניהול פרויקטים, התנהלות מול הלקוחות ועוד.
מזכירה וירטואלית לחיסכון בכס
שירותי מזכירה וירטואלית הם שירותים חשובים מאוד שמאפשרים ניהול יעיל של המשרד. כאשר מקבלים שירותי מזכירה וירטואלית משלמים על שירותים חיצוניים בלבד. על שירותים אלה ניתן להזדכות מול רשויות המס כהוצאה מוכרת. כאשר מעסיקים מזכירה במשרד יש להתייחס אליה כעובדת של העסק והדבר כולל תשלום משכורת, ביטוח לאומי, מס הכנסה, פנסיה ועוד.
מזכירה וירטואלית מעניקה שירות מקצועי
כאשר בוחרים שירותי מזכירות בתוך המשרד, ניתן לבחור בעובד זוטר חסר ניסיון שיעבוד במשכורת נמוכה יותר או במזכירה מנוסה שתבקש משכורת גבוהה יותר. לכל אחת מהאפשרויות יש יתרונות וחסרונות, שכן עובד זוטר יהיה לא מנוסה, תצטרכו להכשיר אותו ולהשקיע המון מאמץ, הוא עלול לבצע טעויות רבות ואף לעזור לאחר זמן קצר. עובדת מנוסה לעומת זאת תבצע את העבודה כהלכה אך תגבה כסף רב שלא תוכלו לחסוך. שירותי מזכירה וירטואלית מאפשרים לכם לקבל שירות מנוסה ומקצועי שכולל גם חסכון כספי.
אולי יעניין אותך גם:
- טלמרקטינג לעסקים: הטיפים לעשות את זה נכון!
- גלו הכל על מוקדי שירות לקוחות איכותיים
- מחפשים אנשי תיאום פגישות? קראו את ההמלצות שלנו!
