תפקידו הבסיסי של שעון הנוכחות בארגון הוא ביצוע רישום שעת הכניסה ושעת היציאה של העובדים ממקום העבודה, זאת על מנת לערוך חישוב של משכורותיהם וזכויותיהם בהתאם לנפח המשרה שלהם.
שעון נוכחות אינטרנטי
ההתקדמות הטכנולוגית הגיעה אל מערכות רישום השעות בדמות שעון נוכחות מקוון. שעון נוכחות מקוון הוא למעשה שעון נוכחות הזמין ברשת האינטרנט בכל רגע נתון מכל מקום בעולם. כל עובד אשר מתחיל או מסיים את עבודתו נכנס לאתר האינטרנט בו נמצא שעון הנוכחות המקוון, מתחבר למערכת באמצעות פרטי הזיהוי שלו ומבצע רישום שעות. עבודה באופן שכזה מבטלת למעשה את הצורך בשימוש בכרטיסים מגנטיים או במערכות ביומטריות יקרות ומפחיתה בעלויות התפעול.
יתרונות השימוש בשעון נוכחות באינטרנט
בנוסף לכל אלו המערכת מנהלת יומן שעות עבור כלל העובדים בארגון ויכולה להפיק דוחות שונים הן עבור העובדים והן עבור המנהלים בארגון.
הליך פיקוח ובקרה
באופן שכזה ניתן להימנע מרישום כוזב של הנתונים על ידי העובדים בארגון. בנוסף, למנהל ישנה אפשרות לעקוב אחר ימי היעדרות או חופשה של כל עובד. כל אלו מבוצעים טרם העברת דוח השעות אל מחלקת השכר והעברת התשלום לעובד, כך שטווח הטעות הוא מינימלי.
ספקים של שעון נוכחות מקוון
במערכת זו יכול המעסיק לחסום את הגישה למחשבים או טלפונים שאינם מורשים ואף לבצע מעקב גיאוגרפי של טלפונים מהם בוצע רישום שעות במערכת על מנת לבצע מעקב אחר מיקומי העובדים. בנוסף , נוכל למצוא את חברת invoice4u המספקת מערכת רישום דומה בעלת יתרונות זהים בעלות שונה.
כיום, עקב שינוי שיטות העבודה והמרחקים הגיאוגרפים בין סניפים שונים של אותה החברה, מומלץ להשתמש בשעון נוכחות מקוון המקנה לכלל העובדים את האפשרות לבצע רישום של שעות העבודה במערכת אחת מרוכזת, ובמקביל מקנה למנהלים בארגון את היכולת לנטר את הנתונים ולהפיק דוחות רלוונטיים בכל רגע נתון ישירות מתוך המערכת.