תפקידו הבסיסי של שעון הנוכחות בארגון הוא ביצוע רישום שעת הכניסה ושעת היציאה של העובדים ממקום העבודה, זאת על מנת לערוך חישוב של משכורותיהם וזכויותיהם בהתאם לנפח המשרה שלהם.
ישנם סוגים רבים של שעוני נוכחות הנעים בין שעון נוכחות מכאני המחתים את הנתונים באופן פיזי על כרטיס לקוח מקרטון, דרך שעוני נוכחות אלקטרוניים בהם נעשה שימוש בכרטיס מגנטי וכלה בשעוני נוכחות בעלי מנגנון זיהוי ביומטרי של העובד למניעת זיופים.
שעון נוכחות אינטרנטי
ההתקדמות הטכנולוגית הגיעה אל מערכות רישום השעות בדמות שעון נוכחות מקוון. שעון נוכחות מקוון הוא למעשה שעון נוכחות הזמין ברשת האינטרנט בכל רגע נתון מכל מקום בעולם. כל עובד אשר מתחיל או מסיים את עבודתו נכנס לאתר האינטרנט בו נמצא שעון הנוכחות המקוון, מתחבר למערכת באמצעות פרטי הזיהוי שלו ומבצע רישום שעות. עבודה באופן שכזה מבטלת למעשה את הצורך בשימוש בכרטיסים מגנטיים או במערכות ביומטריות יקרות ומפחיתה בעלויות התפעול.
יתרונות השימוש בשעון נוכחות באינטרנט
הודות לעובדה כי שעון הנוכחות באינטרנט הוא למעשה אתר אינטרנט בו מבצעים העובדים את רישום שעות העבודה שלהם, ניתן למצוא במערכות אלו יתרונות רבים ומגוונים; המערכות מתאימות לכמויות עובדים משתנות, חיסכון משמעותי בעלויות התפעול של המערכת עקב ביטול הצורך בחומרה פיזית כמו כרטיסים מגנטיים או שעונים, המערכת זמינה עבור כל המשתמשים בכל רגע נתון והיתרון הבולט ביותר הוא האפשרות לבצע רישום שעות מכל נקודה, כך שגם עובדים הנמצאים בפרויקטים חיצוניים או סוכני שטח יכולים לדווח נוכחות באופן זהה לשאר העובדים בארגון.
בנוסף לכל אלו המערכת מנהלת יומן שעות עבור כלל העובדים בארגון ויכולה להפיק דוחות שונים הן עבור העובדים והן עבור המנהלים בארגון.
הליך פיקוח ובקרה
על אף ששעות הכניסה והיציאה מוזנת על ידי העובדים עצמם ולא על ידי מערכת רישום אוטומטית, קיים במערכות מסוג זה הליך פיקוח קפדני. כל שעת עבודה אותה הזין העובד צריכה להיות מאושרת על ידי המנהל שלו טרם יקבל עליה שכר.
באופן שכזה ניתן להימנע מרישום כוזב של הנתונים על ידי העובדים בארגון. בנוסף, למנהל ישנה אפשרות לעקוב אחר ימי היעדרות או חופשה של כל עובד. כל אלו מבוצעים טרם העברת דוח השעות אל מחלקת השכר והעברת התשלום לעובד, כך שטווח הטעות הוא מינימלי.
ספקים של שעון נוכחות מקוון
בין הספקים השונים של מערכות שעוני הנוכחות המקוונים בארץ נוכל למצוא את חברת TimeWatch המספקת מערכת מלאה לשעון נוכחות מקוון על גבי רשת האינטרנט. במערכת זו ניתן לבצע רישום שעות דרך טלפון קווי, טלפון נייד ואפילו דרך הודעת SMS.
במערכת זו יכול המעסיק לחסום את הגישה למחשבים או טלפונים שאינם מורשים ואף לבצע מעקב גיאוגרפי של טלפונים מהם בוצע רישום שעות במערכת על מנת לבצע מעקב אחר מיקומי העובדים. בנוסף , נוכל למצוא את חברת invoice4u המספקת מערכת רישום דומה בעלת יתרונות זהים בעלות שונה.
חשוב לציין כי כל המערכות המספקות שעון נוכחות מקוון מלוות במערכת הפקת דוחות עבור מחלקת הנהלת החשבונות או מנהל העסק ומערכת תמיכה מקוונת וטלפונית הזמינה עבור מנהלי מערכות הרישום בארגון.
כיום, עקב שינוי שיטות העבודה והמרחקים הגיאוגרפים בין סניפים שונים של אותה החברה, מומלץ להשתמש בשעון נוכחות מקוון המקנה לכלל העובדים את האפשרות לבצע רישום של שעות העבודה במערכת אחת מרוכזת, ובמקביל מקנה למנהלים בארגון את היכולת לנטר את הנתונים ולהפיק דוחות רלוונטיים בכל רגע נתון ישירות מתוך המערכת.