שירות הודעות לעסקים הוא שירות המאפשר לבעלי העסקים להיות זמינים ונגישים ללקוחות שלהם גם כאשר הם לא פנויים. שירות הודעות לעסקים הוא למעשה קו טלפון בו הלקוחות מקבלים מענה מנציגים בשם בית העסק. על שירות הודעות לעסקים נרחיב במאמר הבא.
מהו שירות הודעות לעסקים?
שירות הודעות לעסקים הוא שירות בו בעל העסק יכול לתת מענה ללקוחות שלו גם כאשר הוא לא פנוי. בשירות זה הלקוחות יקבלו מענה על ידי נציג. הנציג שעונה מטעם בית העסק, יעניק ללקוחות את המענה הראוי להם ויאפשר לבעל העסק לקבל את כל המסרים הרלוונטיים מהשיחות השונות על ידי שירות הודעות לעסקים.
כיצד מועבר שירות הודעות לעסקים?
שירות הודעות לעסקים מאפשר לבעל העסק לקבל מסרים והודעות רלוונטיות מהלקוחות השונות. ניתן לבחור לקבל את ההודעות במגוון דרכים-
- הודעת SMS שתגיע ישירות לנייד של בעל העסק.
- פקס יומי שיועבר לבעל העסק.
- דרך אתר החברה המספקת את השירות.
- הודעת מייל בזמן אמת או מייל מרוכז שיישלח כל פרק זמן קבוע מראש.
מי צריך שירות הודעות לעסקים?
ניהול עסק הוא לא דבר פשוט ומעבר להתנהלות מול הלקוחות הוא מצריך גם התנהלות כלכלית, התנהלות מול העובדים, ניירת וטפסים שעומדים ומחכים בערמה גדולה, שיחות עם ספקים וכמובן שיחות עם לקוחות. רוב בעלי העסקים, בין אם הם קטנים ובין אם הם גדולים, מכירים את המצבים בהם אין זמן לתת מענה ללקוחות שלהם. לא פעם ולא פעמיים, בעלי עסקים מרגישים שפשוט אין להם את הזמן הנדרש על מנת לתת מענה יעיל ואיכותי ללקוחות הקיימים ובטח שללקוחות הפוטנציאליים.
מלבד להתנהלות בעסק, בעלי העסקים צריכים גם להתפנות לעיסוקים השוטפים מחוץ לבית העסק כמו בנקים, פגישות עסקים, ביטוח, רואה חשבון ועוד. אך יש להבין, כי ללקוח לא משנה מה בעל העסק עושה והוא רוצה לקבל את המענה הראוי לו. הלקוחות מצפים למענה מידי עבור בקשות ופניות שונות ובמידה שהם לא מקבלים את המענה המגיע להם הם עלולים לעזוב ולעבור למתחרים. כך גם בנוגע ללקוחות חדשים שמתעניינים במוצר או בשירות של עסק מסוים ולא מקבלים מענה.
כלומר, שירות הודעות לעסקים יכול להתאים לכל בתי העסק ולכל החברות שבעליהם או העובדים שלהם נוטים להיעדר מהמשרדים במהלך היום או במהלך השבוע וחשוב להם לשמור על לקוחות מרוצים. בין העסקים הללו ניתן למצוא עסקים מתחומים שונים כמו בתי השקעות, חברות ועסקים, קליניקות רפואיות, מועצות מקומיות, משרדי עורכי דין, בתי דפוס, חברות אדריכלות, עמותות וכדומה.
מתי צריך שירות הודעות לעסקים?
שירות הודעות לעסקים הוא שירות יעיל למגוון מקרים שונים-
- כאשר בעל העסק או העובדים מבלים חלק משמעותי מהזמן מחוץ למשרד.
- כאשר בעל העסק יוצא לקמפיין שיווקי. בקמפיין שיווקי עלולות להיכנס שיחות טלפון רבות במיוחד של לקוחות שמתעניינים במוצר או בשירות ורוצים לקבל
- פרטים נוספים. רק מערכות טלפוניה מתקדמת יכולה לקבל את שיחות הטלפון הרבות בזמן המתנה קצר עם נציגים איכותיים שיוכלו לתת מענה ללקוחות השונים.
- כאשר בעל העסק צפוי לקבל כמות גדולה של שיחות בזמן לא קבוע.
- כאשר המזכירה עסוקה או נעדרת מהמשרד לחלק משעות היום.
- כאשר נוצר עומס על קווי הטלפון והלקוחות עלולים להמתין במשך זמן רב.
- כאשר הלקוחות לא מצליחים לקבל מענה.
- בשעות ובימים בהן העסק סגור או שהטלפון לא זמין, לדוגמא בחגים, חופשות, ערבים וכדומה.
- כאשר יש בעיה של כוח אדם במשרד.
החשיבות של שירות הודעות לעסקים
העידן של היום הוא עידן בו יש מגוון מוצרים שנותנים מענה על בעיות דומות. התחרות בעולם העסקים היא תחרות גדולה וקשה מאוד ולכן יש חשיבות רבה ללקוח. הלקוח הוא זה שקובע והוא המרכז. כל בתי העסק צריכים להתנהל לפי המוטו הזה ולכן, רבים מבתי העסק דואגים לפעול על פי שביעות רצונו של הלקוח. לשם כך העסקים מנסים להיות נגישים ככל הניתן ולהעניק ללקוחות את השירות הטוב, האיכותי והאדיב ביותר.
עסקים וחברות שמנהלים שירות הודעות לעסקים עבור הלקוחות שלהם, מקבלים לקוחות מרוצים. במקרים אלה, גם אם העובדים או בעל העסק לא נוכחים במשך כמה שעות או מספר ימים, הלקוחות לא נותרים עם שאלה לא פתורה ומקבלים מענה בכל שעה ובכל יום. כך גם אם מדובר בחג, סופי שבוע, חופשות או במקרים בהם יש עומס רב על בית העסק, הלקוחות יקבלו שירות מצוין ויישארו מרוצים. מי ששומר על לקוחות מרוצים שומר עליהם כלקוחות קבועים והופך את העסק שלו לעסק שמעניק שירות ברמה גבוהה, וכך למשוך יותר לקוחות.
אילו שירותים כולל שירות הודעות לעסקים?
שירות הודעות לעסקים כולל מגוון שירותים שונים-
- מענה אדיב ומיומן של הנציג ללקוחות השונים של העסק על מנת להעניק להם פרטים על העסק ועל המוצר או השירות שמוכר
- ניהול יומן תורים שמותאמים לצרכים של כל בית עסק בנפרד.
- הקלדת מסמכים שונים בהם מסמכים משפטיים, מסמכים עסקיים, מסמכים פרטיים ומסמכים אקדמיים ברמה גבוהה ומקצועית במיוחד.
- תמלול הקלטות של ישיבות עסקיות ושיחות חשובות שונות עם לקוחות.
- תמלול של דיונים משפטיים.
- העברת הודעות רלוונטיות ומסרים רלוונטיים מהלקוחות לבעל העסק או העובדים. שיטת העברת ההודעות תקבע על ידי בעל העסק.
- ניהול שיחות טלמרקטינג לצורך מכירת מוצרים או שירותים.
- ניהול שיחות טלמיטינג לתיאום פגישות בין הלקוח לבין נציגי מכירות של העסק.
שירות הודעות לעסקים על ידי חברות חיצוניות
כיום קיימות חברות רבות שמעניקות שירות הודעות לעסקים. חברות אלה מעסיקות נציגים מקצועיים שיודעים כיצד לענות לשיחות, כיצד לטפל בהן וכיצד לטפל במקרים דחופים וחריגים. לכן, כאשר אתם בוחרים חברה לשירות הודעות לעסקים חשוב לבחור בחברה עם נציגים איכותיים בעלי ניסיון בשוק וטכנולוגיה מתאימה.
אולי יעניין אותך גם:
