שירותי מזכירות הם שירותים שנדרשים בכל עסק מכובד. שירותי מזכירות מאפשרים תפעול של העסק מבחינה ניהולית, קביעת פגישות, תיאום מול לקוחות ועוד. שירותי מזכירות הם חשובים וקריטיים מאוד להתנהלות המשרד. המזכירה היא הדמות המנהלת והמתאמת את הכל והיא זו שדואגת לביצוע השוטף של המשימות השונות. מהם שירותי מזכירות לעורכי דין? על כך נרחיב במאמר הבא.
שירותי מזכירות לעורכי דין- מה זה אומר?
שירותי מזכירות לעורכי דין הם שירותים חשובים מאוד שיכולים למנף את התנהלות המשרד ולהעלות אותה בכמה רמות. המזכירה צריכה להיות יעילה ואפקטיבית מאחר שדואגת למספר תחומים שונים בהם ניהול המשרד והעניינים השוטפים בו.
מזכירה צריכה להעניק שירותים שונים כמו ניהול פגישות עבור עורכי הדין, ניהול הזמנים האישיים שלה וניהול הזמנים של עורכי הדין בצורה אפקטיבית, מתן שירות מקצועי, אדיב ומהיר ללקוחות של המשרד, קבלת החלטות אדמיניסטרטיביות שונות ועוד.
שירותי מזכירות לעורכי דין מספקים סדר לארגון שלכם. כך אתם יכולים להיות בטוחים שהמשרד יתנהל בצורה מסודרת ומאורגנת ולכם יהיה את הזמן להתפנות לעבודה שלכם.
שירותי מזכירות לעורכי דין- מה זה כולל?
שירותי מזכירות לעורכי דין כוללים שירותים במספר תחומים שונים-
- מענה טלפוני– שירותי מזכירות לעורכי דין כוללים מענה טלפוני. יש להקצות שלוחת קו טלפון ותא קולי שמאפשר להשאיר הודעות במקרה שאין מענה.
- ניהול מיילים ופקסים– מלבד מענה טלפוני, שירותי מזכירות לעורכי דין כוללים גם ניהול תכתובות של החברה מול הלקוח על ידי מייל או פקס לנוחיות הלקוח או העסק.
- ניהול יומן פגישות– שירותי מזכירות לעורכי דין כוללים ניהול יומן פגישות, תיאום פגישות אישיות, תיאום קבלת אורחים מחו"ל, ושירות תזכורות הן ללקוח והן לבעל העסק על מועד הפגישה המתוכנן.
- קשרי לקוחות– שירותי מזכירות כוללים הקמה ובניית מאגר לקוחות. המזכירה תנהל עם הלקוחות קשר רציף, תעדכן אותם בשינויים רלוונטיים, תשלח מידע וכל דבר נוסף על פי דרישת העסק.
- ניהול הזמנות– שירותי מזכירות לעורכי דין כוללים לקיחת הזמנות עבודה מלקוחות והעברתם לעורך הדין להמשך ביצוע.
- הקלדת מסמכים– פעמים רבות שירותי מזכירות לעורכי דין יכללו הקלדת מסמכים ביניהם סיכומי ישיבות, סיכומי פגישות עם לקוחות, הכנת פרזנטציות ועוד.
- שירותי גבייה ומעקב אחר תשלומים– שירותי מזכירות כוללים גם יצירת קשר עם חייבים, תיאום העברת תשלומים, ניהול גביית תשלומים, הפקת דו"חות מעקב על הוצאות והכנסות, עדכון שוטף בנוגע לתשלומים, פעולות שוטפות מול הבנק ועוד.
- הפקת חשבוניות ודו"חות– שירותי מזכירות לעורכי דין כוללים הפקת חשבוניות ושליחתם לספקים, רואי חשבון, לקוחות, הגשת מסמכים לרשויות ועוד. כמו כן המזכירה תבנה ותעדכן דו"חות סטטיסטים, דו"חות קבלת משוב ועוד.
- גיוס כוח אדם– במידה יש צורך, שירותי מזכירות יכללו גם גיוס כוח אדם. במסגרת השירות יתבצע פרסום משרות במגוון מקומות כמו רשתות חברתיות או חברות כוח אדם. כמו כן המזכירה תבצע סינון ראשוני.
- ניהול עובדים– בנוסף, המזכירה תתנהל מול העובדים השונים. יתבצע מעקב של העובדים, ריכוז שעות עבודה ועוד.
- ניהול ושיווק- ישנם מקרים בהם שירותי מזכירות יכללו גם ניהול ושיווק. שירות זה כולל עריכת סקרי שוק, השוואת מחירים, ריכוז הצעות מחיר, קבלת הצעות ללקוחות ועוד.
שירותי מזכירות לעורכי דין- מזכירה וירטואלית
שירותי מזכירות וירטואליים הם שירותים זהים לשירותי מזכירות רגילים. עם זאת, ההבדל המרכזי הוא שמזכירה וירטואלית לא יושבת במשרד, אלא מעניקה את כל השירותים השונים באופן וירטואלי. בצורה כזו למעשה מקבלים שירותי מזכירות לעורכי דין מרחוק. שירותים אלה יכולים להיעשות מכל מקום ולספק את אותן האפשרויות כמו מזכירה שיושבת במשרד הסמוך.
שירותי מזכירה וירטואלית כוללים את כל השירותים שכוללים שירותי מזכירות רגילים. החל מארגון יומן הפגישות של המנהל ושל העובדים, לתיאום פגישות עם לקוחות, מתן שירותים טלפוניים ללקוחות, קבלת הודעות, ניהול תכתובות, ניהול ענייני ספקים והזמנות, ארגון מסמכים, תיוק מסמכים, שירותי גבייה טלפוניים, הנפקת חשבוניות ועוד.
כלומר, כמו שהמזכירה יושבת במשרד ומנהלת את המשרד ואת כל הענייניים האדמיניסטרטיביים של העסק, כך המזכירה הווירטואלית יושבת בבית או בכל מקום אחר שתבחר ועושה בדיוק אותו דבר.
שירותי מזכירות לעורכי דין- יתרונות של שירותי מזכירות וירטואליים
לשירותי מזכירות לעורכי דין בצורת מזכירה וירטואלית יש מספר יתרונות בולטים במיוחד-
- חיסכון בזמן– שירותי מזכירות מאפשרים לכל עובדי המשרד לפנות את הזמן בו עסקו בעבודה המזכירות הטכנית. המזכירה מנהלת את כל האלמנטים העקיפים של המשרד וכך מאפשרת לחסוך זמן עבודה יקר מאוד שמוקדש לפגישות, ניהול פרויקטים, התנהלות מול הלקוחות ועוד.
- חיסכון בכסף– שירותי מזכירות הם שירותים חשובים מאוד שמאפשרים ניהול יעיל של המשרד. כאשר מקבלים שירותי מזכירות וירטואליים, משלמים על שירותים חיצוניים בלבד. על שירותים אלה ניתן להזדכות מול רשויות המס כהוצאה מוכרת. כאשר מעסיקים מזכירה במשרד יש להתייחס אליה כעובדת של העסק והדבר כולל תשלום משכורת, ביטוח לאומי, מס הכנסה, פנסיה ועוד.
- שירות מקצועי– כאשר בוחרים שירותי מזכירות בתוך המשרד, ניתן לבחור בעובד זוטר חסר ניסיון שיעבוד במשכורת נמוכה יותר או במזכירה מנוסה שתבקש משכורת גבוהה יותר. לכל אחת מהאפשרויות יש יתרונות וחסרונות, שכן עובד זוטר יהיה לא מנוסה, תצטרכו להכשיר אותו ולהשקיע המון מאמץ, הוא עלול לבצע טעויות רבות ואף לעזור לאחר זמן קצר. עובדת מנוסה לעומת זאת תבצע את העבודה כהלכה אך תגבה כסף רב שלא תוכלו לחסוך. שירותי מזכירות וירטואליים מאפשרים לכם לקבל שירות מנוסה ומקצועי שכולל גם חסכון כספי.
לסיכום, שירותי מזכירות לעורכי דין מאפשרים לייעל את העסק, להכניס סדר וארגון ולהתנהל חכם יותר. במידה שאתם לא מעוניינים להעסיק מזכירה, מומלץ לבחור בשירותי מזכירות וירטואליים שיספקו לכם את היתרונות של שירותי מזכירות רגילים במחיר נמוך יותר.
אולי יעניין אותך גם:
