שירותי מזכירות לפי שעה

שירותי מזכירות הם שירותים חשובים מאוד שיכולים למנף את ההתנהלות של המשרד ולהעלות אותה בכמה רמות. חשוב מאוד ששירותי מזכירות יתנהלו בצורה יעילה ואפקטיבית ויתנו מענה לתחומים השונים שכלולים בניהול המשרד. בין השירותים שכלולים בשירותי מזכירות יהיו ניהול המשרד, ניהול לפגישות, ניהול זמנים, התנהלות מול הלקוחות ומול הספקים ועוד. מהם שירותי מזכירות לפי שעה ולמה כדאי לבחור בהם? המאמר הבא הוא בשבילכם. 

מהם שירותי מזכירות לפי שעה?

שירותי מזכירות לפי שעה הם למעשה שירותי מזכירות מרחוק שניתנים באופן וירטואלי. שירותי לפי שעה הניתנים מרחוק זהים לשירותי מזכירות רגילים, כאשר ההבדל המרכזי הוא שבשירותי מזכירות מרחוק המזכירה לא יושבת במשרד, אלא מעניקה את כל השירותים השונים באופן וירטואלי. בצורה כזו למעשה מקבלים שירותי מזכירות לעסקים מרחוק.

כמו שמזכירה יושבת במשרד ומנהלת את המשרד ואת העניינים האדמיניסטרטיביים של העסק, כך מזכירה מרחוק יושבת בבית או בכל מקום אחר על מנת לבצע את אותן פעולות.  

כלומר, שירותי מזכירות מרחוק כוללים את כל השירותים שכוללים שירותי מזכירות רגילים בהם ארגון יומן פגישות, תיאום פגישות עם לקוחות, מתן שירותים טלפוניים, קבלת הודעות, ניהול ענייני ספקים, ניהול הזמנות, ארגון ותיוק מסמכים, שירותי גבייה טלפוניים, הנפקת חשבוניות ועוד. 

מתי צריך שירותי מזכירות לפי שעה?

כל עסק שמנהל משרד צריך להיעזר בשירותי מזכירות על מנת להתנהל ביעילות ובחוכמה. עם זאת, ישנם מקרים בהם לא ניתן להעסיק מזכירה למשרד ליד. לדוגמא, אם אין מספיק מקום במשרד, אם המנהל יושב בנפרד מהעובדים, אם מדובר בחברה שהעובדים שלה הם עובדי שטח, אם המשרד לא עובד בשעות קבועות וכדומה. במקרים כאלה הפתרון הטוב והיעיל ביותר הוא שירותי מזכירות לפי שעה.

שירותי מזכירות לפי שעה לניהול המשרד

שירותי מזכירות הם שירותים שניתנים לניהול המשרד. ניהול המשרד כולל ניהול הזמנות, לקיחת הזמנות עבודה מלקוחות והעברתם לבעל העסק להמשך ביצוע. כמו כן במסגרת ניהול המשרד המזכירה תבצע שירותי גבייה ומעקב אחר תשלומים, יצירת קשר עם חייבים, תיאום העברת תשלומים, ניהול גביית תשלומים, הפקת דו"חות מעקב על הוצאות והכנסות, עדכון בנוגע לתשלומים, פעילות שוטפת מול הבנק וכדומה. בנוסף המזכירה תוציא חשבוניות ותשלח אותן לספקים, לרואה חשבון, ללקוחות ותגיש מסמכים לרשויות. 

כמו כן שירותי מזכירות לפי שעה כוללים הקלדת סיכומי ישיבות, סיכומי פגישות, הכנת פרזנטציות, בניית דו"חות סטטיסטיים ועוד. במקרים מסוימים שירותים אלה יכללו גם שירותי ניהול ושיווק שכוללים סקר שוק, השוואת מחירים, הצעות מחיר וכדומה. 

שירותי מזכירות לפי שעה להתנהלות מול העובדים

שירותי מזכירות לפי שעה כוללים גם התנהלות של המזכירה מול העובדים. המזכירה תתנהל מול עובדי העסק, תבצע מעקב של העובדים, ריכוז שעות עבודה, העברת סיכומים ועוד.

כמו כן, במידה יש צורך, שירותי מזכירות לעסקים יכללו גם גיוס כוח אדם. במסגרת השירות יתבצע פרסום משרות במגוון מקומות כמו רשתות חברתיות או חברות כוח אדם ויתבצע סינון ראשוני בהתאם לדרישות העסק. 

שירותי מזכירות לפי שעה להתנהלות מול לקוחות

שירותי מזכירות לפי שעה כוללים גם התנהלות מול לקוחות. במסגרת השירותים הללו המזכירה תעניק מענה טלפוני. לשם כך יש להקצות שלוחת קו טלפון ותא קולי שמאפשר להשאיר הודעות במקרה שאין מענה. כמו כן המזכירה תנהל גם תכתובות של החברה מול הלקוח על ידי מייל או פקס לנוחיות הלקוח או העסק. בנוסף המזכירה תנהל קשרי לקוחות, תקים ותבנה מאגר לקוחות. 

בנוסף, שירותי מזכירות לעסקים מאפשרים לנהל יומן פגישות בצורה יעילה. ניהול יומן פגישות כולל תיאום פגישות אישיות, תיאום קבלת אורחים מחו"ל, שירות תזכורות הן ללקוח והן לבעל העסק על מועד הפגישה המתוכנן ועוד.

מה היתרונות של שירותי מזכירות לפי שעה?

• • חסכון בזמן- שירותי מזכירות מאפשרים לבעלי העסקים ולעובדים לחסוך זמן. ללא מזכירה העובדים ובעל העסק יצטרכו לבצע את כל העבודות של המזכירה בעצמם. מזכירה מרחוק תנהל את כל האלמנטים של המשרד ותאפשר לעובדים ולבעל העסק לחסוך זמן עבודה יקר שמוקדש לפגישות, ניהול פרויקטים, התנהלות מול הלקוחות ועוד. 
  • חיסכון בכסף- כאשר בוחרים בשירותי מזכירות שניתנים מרחוק יכולים לחסוך סכומים גבוהים של כסף. שירותי מזכירות מצריכים תשלום על שירותים חיצוניים בלבד לפי שעה. לעומת זאת, כאשר מעסיקים משרד למשרד ליד יש להתייחס אליה כעובדת ולשלם גם משכורת, ביטוח לאומי, מס הכנסה, פנסיה ועוד. כמו כן ישנם מקרים בהם יש לשלם שכירות נוספת על משרד למזכירה. שימו לב שניתן להזדכות על שירותי מזכירה לפי שעה מול רשויות המס כהוצאה מוכרת. 
  • שירות מקצועי- שירותי מזכירות הם שירותים שניתנים על ידי מזכירה מקצועית. כאשר צריכים מזכירה למשרד יכולים לבחור בעובד זוטר על מנת לשלם משכורת נמוכה יותר או בעובדת מנוסה שתדרוש משכורת גבוהה יותר. לעומת זאת, כאשר בוחרים בשירותי מזכירות לפי שעה יכולים להיות בטוחים שמקבלים שירות מקצועי, מנוסה ויעיל ואף יכולים לחסוך בכסף. 

מה המחיר של שירותי מזכירות לפי שעה?

קשה לענות באופן חד משמעי כמה עולים שירותי מזכירות לפי שעה מאחר שתלויים במגוון גורמים שונים. באופן כללי המחיר של שירותים אלה מתומחר לפי שעה ולכן הם הופכים למשתלמים. לא כל המעסיקים יכולים להחזיק עובדים אדמיניסטרטיביים ולשלם להם משכורת הכוללת פנסיה, ביטוח לאומי וכדומה. לכן, שירותי מזכירות לפי שעה מאפשרים לשלם נטו על שעות העבודה של המזכירה ללא הוצאות נוספות כמו ביטוח לאומי או מס בריאות וכמובן בלי תשלום מיותר על שעות מתות בהן אין עבודה. 

יש לקחת בחשבון שהמחיר יהיה תלוי באופי המענה ובמה הוא כולל- שירות? מכירה? טיפול בלידים? תיאום פגישות? וכדומה. 

באופן ממוצע המחיר לשירותי מזכירות לפי שעה ינוע סביב 1,000 שקלים לזמן של עד 500 דקות. אם רוצים פחות ניתן לקבל שירות עד 100 דקות לדוגמא ולשלם בערך 300 שקלים.