לכל בית עסק ישנם מערכי שירות עצמאיים משלו האחראיים על דאגה ללקוחות וביצוע הפעולות היומיומיות ההכרחיות לתפקוד השוטף של העסק.
על מנת להבטיח שירות אישי ומקצועי לכל לקוח יש צורך בהסתייעות של כלים עסקיים ומפותחים הקיימים כיום לסקטורים השונים. בעידן בו שירות הלקוחות הינו בין הפרמטרים החשובים ביותר להצלחתו של בית עסק באשר הוא, לא פלא כי יכול כל ארגון להתאים לעצמו את הכלים החשובים עבורו יותר מכל.
בעידן המודרני כל ארגון יכול ליהנות ממגוון עצום של כלים מקצועיים ודיגיטליים המחליפים את שירותיהן של המזכירות וכוח האדם הרב אותו היה צריך להשקיע על מנת לתת ללקוח את השירות הרצוי לו.
הקלטת שיחות הינה בין השירותים החיוניים ביותר לכל בית עסק באשר הוא. במקום לרכוש מרכזיה נלווית המבוססת על פלטפורמה ישנה, שירותי הקלטת שיחות המבוססים על שירותי ענן ושירותים מתקדמים הינם האמצעי היעיל והמקצועי ביותר לכל ארגון באשר הוא.
שירותי הקלטות מתקדמים
מאחר וההוצאה על מרכזיה נלווית יכולה להיות כבדה ביותר, וכמו כן תחזוקה של מרכזיות אנלוגיות ישנות או מרכזיות הכוללות IP מצריכות לא מעט הוצאת אנרגיה, כסף וזמן – יהיה זה אך ברור כי רוב המנהלים יעדיפו שירותים מתקדמים של מרכזיות IP חדשניות המהוות חלק מהתפעול היומיומי של בית העסק. תודות למרכזיות המתקדמות ניתן לנהל את השירותים גם דרך הסמארטפון ולקחת חלק פעיל בתפעול בית העסק מכל מכשיר שהוא.
נכון להיום מערכת הקלטת שיחות הינה בין המוצרים הזמינים, הנוחים והקלים לתפעול שקיימים במערכות הארגון השונות. למעשה, מערכת הקלטת שיחות הפכה להיות חלק מהותי וכמעט בלתי נפרד ממערך השירות והמחשוב הניתן בבית העסק לעובדים וללקוחות.
בשל קלות ההתקנה של מרכזיית IP מותקן המוצר יחד עם שירותי נתב שיחות וכן שירותי חיוג מקוצר ועוד. במקרים רבים שירותי הקלטת שיחות אף יינתנו באופן חינמי.
חשיבות בחירת המערכת הנכונה
בחירת המערכת המתאימה ביותר לבית העסק לצורך הקלטת שיחות היא אינה עניין של מה בכך. זאת בניגוד להתקנת המערכת. על מנת להתאים את המערכת הנבחרת יש לבחון את הסוגים השונים המוצעים כיום בשוק ומאפשרים לכל ארגון להתאים לעצמו את המערכת האידיאלית. לשם כך על מנהלי הארגון להגדיר את הצרכים הייחודיים של העסק. האם מדובר בבירור תלונות? האם יש צורך בהקלטה מול ספקים או שותפים? עובדים או מקרים אחרים? ועוד.
שירותי הקלטת שיחות לעסקים יעילים במיוחד כנגד תביעות סרק מצד הלקוחות עצמם. מדובר באחד הכלים המשמעותיים והאיכותיים ביותר לאימות ולגיבוי – בעיקר בעסקאות שנחתמו דרך הטלפון והתבססו על אישור טלפוני ועל כרטיס האשראי. אין ספק כי בעידן המודרני, בעלי העסקים צריכים להגן על עצמם בכל רגע נתון ולדאוג להגנה מתמדת.
יעילותם הרבה של שירותי הקלטת שיחות
שירותי הקלטת שיחות אינם יעילים רק ככלי הרתעה, אכיפה או בקרה אלא גם משמשים ככלי הדרכה יעיל ביותר. באמצעות שירותי הקלטת שיחות ניתן לאתר את אנשי המכירות והשירות היעילים ביותר ובכך להעניק את השירותים החשובים ללקוחות תוך מתן דוגמה לשאר נציגי בית העסק. כמו כן, ניתן לעקוב אחר הפעילות העסקית בארגון ולבחון דרכי פעולה איכותיות יותר ופחות.
מערכת להקלטת שיחות משמשת ארגונים רבים לצרכי שיפור מערכות השירות ומתן שירות מתקדם יותר ללקוחות. כמו כן, מתפעלי מוקדי השירות יכולים להשתמש בהקלטות ככלי איכותי וחשוב לשיפור השירות הניתן ללקוחות ואף ברמה היומיומית.
ניתן לבחור גם מערכות הקלטה המבוססות על שירותי ענן ומתופעלות מבסיסים רחוקים. חשוב לקחת בחשבון כי מדובר בשירותים מוגבלים יחסית ובעלי יכולת הקלטה חלקית ביותר.
אולי יעניין אותך לקרוא גם על:
