קשה למצוא עסקים בישראל אשר אינם זקוקים למדפסת כחלק מהתפעול והניהול השוטף שלהם. גם עסקים או אתרים בתחום הטלמרקטינג אינם יוצאים מכלל זה.
למרות שמעצם המהות שלהם עיקר הפעילות בהם נעשית בצורה טלפונית, עדיין יש בהם מקום לניירת – ולא מעט ניירת. מכאן נובע שרכישה של מדפסת היא צורך חיוני בעסקים הפועלים בשדה המשחק.
ניתוח, בקרה ומה שביניהם
גם אם היינו רוצים שההתבססות של אתרי טלמרקטינג תהיה אך ורק על טלפונים או תקשורת ישירה בין אנשי העסק ללקוחות, בפועל הדבר לא אפשרי. ראשית, מכיוון שיש צורך בבקרה מלאה על התהליך. כל אתר טלמרקטינג רוצה לראות בוודאי האם ההתנהלות שלו היא טובה והאם היא מביאה לתוצאות הרצויות מבחינתו: סטטיסטיקה, דוח"ות על הצלחת המכירות ומסמכים אחרים מהווים חלק בלתי נפרד בניהול האתרים. בנוסף לכך, יש צורך לא פעם להתבסס לצורך העבודה השוטפת על מאגרי מספר טלפון או לקוחות שעשויים להיות מקוונים אך גם מודפסים.
דוגמא נוספת נוגעת לאנשי העסק עצמם. שיחות הטלפון שהם מבצעים אינן מקריות אלא מתבססות על תסריטים מובנים מראש, שהם צריכים להכיר – ועדיין, הדפסה של תסריטי השיחה חיונית אם רוצים להעביר לאנשי המכירות את הידע שהם צריכים לקבל, כשייתכן מאד שהתסריטים יונחו מולם גם במשך השיחה על כל צורך שלא יבוא.
לכך יש להוסיף כמובן מסמכים הרלוונטיים לכל עסק באשר הוא: הסכמי עבודה, דו"חות תקופתיים וכן הלאה. כל אלה מאפשרים להגיע למסקנה חד משמעית, והיא שעסק בתחום הטלמרקטינג חייב פתרונות הדפסה הולמים.
אז איך מתחילים?
אי אפשר לדבר על אתרי טלמרקטינג כאל מקשה אחת. בכל אחד מהמקרים יש פרמטרים רבים בהם נדרש להתחשב, פרמטרים שמשפיעים על אופן הניהול של העסק ועקב כך גם על מידת השימוש האפשרית שלו במדפסות ופתרונות אחרים בתחום הציוד המשרדי.
מכאן נובע שהגדרת הצרכים של העסק היא צעד מרכזי בדרך להצלחה שלו. ברוב המקרים מגלים כי פתרונות הדפסה הם בגדר חובה, אך לא בהכרח מדפיסים מסמכים בכל רגע נתון (להבדיל מסוגים אחרים של עסקים). זאת ועוד, אתר הטלמרקטינג הממוצע לא יצטרך בדרך כלל מדפסות באיכות הגבוהה יותר מדי מזו הממוצעת – איך כאן צורך בצילומים או בשרטוטים בהם כל פיסת דיו קובעת. מכאן שמדפסת ממוצעת המיועדת לשימוש עסקי סביר יכולה בהחלט לעשות את העבודה.
לפני שבוחרים על איזו מדפסות להתבסס, חשוב לכן לבצע הגדרה מדוקדקת של הצרכים הנקודתיים: להעריך מה יצטרך העסק להדפיס ובערך באיזו תדירות. גם אם ההגדרות האלה מתבררות כלא מדויקות אפשר עדיין לעשות לא מעט דברים, אך נקודת המוצא שלכם צריכה להיות שבאמצעות תכנון מוקפד ניתן לקבל בסופו של דבר את ההחלטות הנכונות והמתאימות ביותר לעסק.
חשיבותו של הדיו
סוגיה משמעותית שחייבים להרחיב עליה היא שהכסף ה"אמיתי" הקשור להדפסה הוא לא בהכרח המדפסות עצמן, אלא בעלויות הרכישה, ההחלפה והתחזוקה של מחסניות הדיו והטונרים. למעשה, יש שיטענו שבאתרי טלמרקטינג החשיבות של החיסכון הכלכלי מכרעת אפילו יותר, מכיוון שאלו הם עסקים שההצלחה שלהם נמדדת בעיקר (או אפילו רק) על פי המאזנים הכספיים שלהם.
החדשות הטובות הן שיש לא מעט דרכים באמצעותן ניתן לחסוך בעלויות התחזוקה של המדפסות ורכישת הדיו. חשוב לבדוק את כלל האפשרויות גם מהבחינה הזו ולעשות הכל כדי לחסוך כמה שיותר כספים: בין אם פנייה לחברות אשר מספקות דיו וטונרים בתדירות קבועה (המחיר היחסי של כל מוצר יהיה נמוך יותר), התבססות על מוצרים תחליפיים הנחשבים לזולים יותר או אפילו הגדרות נכונות של ההדפסה ותפעול נכון של המדפסות עצמן.