כל בית עסק מכובד זקוק לבעל תפקיד שמעניק שירותי מזכירות. בכל משרד מכובד יושב/ת מזכיר/ה שמתפעלים את העסק מכל הבחינות (מבחינה ניהולית, מבחינת מתן שירותים וכדומה) ויכולים למנף אותו למעלה.
שירותי מזכירות במשרדים הם חשובים ואף קריטיים לבית העסק, כאשר המזכירה היא דמות מרכזית וחשובה ביותר, כל הבקשות מופנות אליה, היא מהווה מעין צומת לכל אינפורמציה של המשרד, והיא זו שדואגת לביצוען של המשימות השוטפות.
מזכירה יעילה
מזכירה יעילה במשרד אינה רק בחורה נחמדה ואדיבה לעובדי המקום וללקוחות, אלא היא צריכה להיות יעילה ואפקטיבית בתחומה, לדאוג לניהול המשרד והעניינים השוטפים ולהוביל קדימה את העסק אל מקום מכובד בתחומו.
מזכירה יעילה צריכה להעניק שירותים רב תחומיים, כגון: קביעת סדרי עדיפויות עבור מנהלי המשרד ועבור העסק בכללותו, ניהול פגישות עבור מנהליה, ניהול הזמנים האישיים שלה במסגרת העבודה וניהול הזמנים של מנהליה בצורה אפקטיבית, עבודה טובה בתוך צוות, מתן שירות מקצועי, אדיב ומהיר ללקוחות המשרד, ניהול שעון נוכחות לעובדים, קבלת החלטות אדמיניסטרטיביות ניהוליות ונקיטת יוזמות אישיות.
מזכירה שיודעת לשלב בין כל התחומים האלה גם יחד בצורה יעילה וטובה, תיתן למנהלי המשרד, לעובדים וללקוחות שירות מקצועי ואפקטיבי.
מזכירה וירטואלית
שירותי מזכירה וירטואלית הם אותם שירותים בדיוק שניתנים למשרדים על ידי מזכירות, אלא בהבדל קטן: מזכירה וירטואלית אינה יושבת במשרד עצמו באופן פיזי, אלא מעניקה את כל השירותים בצורה וירטואלית, כלומר מרחוק. אפשר לומר שמזכירה וירטואלית פועלת "בשלט רחוק". עבודתן של מזכירות וירטואליות יכולה להיעשות מהבית או מכל מקום אחר שבו יש מרחב עבודה שקט וניטרלי.
שירותי מזכירה וירטואלית – מה הם כוללים?
מזכירה וירטואלית מארגנת את יומן הפגישות של המנהל ושל העובדים הבכירים האחרים, היא מתאמת פגישות בין העובדים לבין לקוחות המשרד, היא מעניקה מענה טלפוני ללקוחות ומקבלת הודעות מהמשיבון, היא מטפלת בענייני הספקים, ארגון המסמכים ותיוק מסמכים, לעיתים היא מעניקה שירותי גבייה טלפוניים ומנפיקה חשבוניות, אחראית על ארגון יעיל של הוצאות והכנסות המשרד, מדפיסה מסמכים שונים ומטפלת בענייני הדואר של החברה כולל דואר אלקטרוני.
למי מתאים השירות?
מנהלי חברות שמתפעלים משרדים חייבים להסתייע בשירותי מזכירות. אך מה קורה כאשר אין מספיק מקום במשרד או שהחברה מנוהלת כך שהמנהל יושב בנפרד מעובדיו, או שכל עובדי החברה הם אנשי שטח? מה קורה כשהמשרד עובד בשעות לא קבועות? במקרים כאלה יש מקום להעסיק מזכירה וירטואלית. סגנון העבודה הוא שונה והוא צריך להיות יעיל ונוח גם עבור המזכירה וגם עבור המנהל.
כדי להתאים לתפקיד המזכירה הווירטואלית, על בעלת התפקיד להיות מודעת לאופן העבודה- שעות גמישות, עבודה מהבית, משמעת עצמית גבוהה וכדומה. העבודה יכולה להתאים לסטודנטיות, לאימהות וגם למי שמחפשת עבודה נוספת לצורך השלמת הכנסה.
אם אתם מנהלי חברות ואתם זקוקים לשירותי מזכירות וירטואליות, חשוב שתציידו אותן בכל החומר המשרדי לו הן זקוקות, מחשב (רצוי נייד שמאפשר עבודה מכל מקום) שבו כלולות כל התוכנות הנדרשות וחיבור למרכזיה טלפונית דרך רשת לצורך ניתוב השיחות לעובדי החברה. כמו כן, חשוב מאוד לדאוג לחבר את המחשב של המזכירות לרשת האינטרנט באופן תמידי, בכדי לאפשר להן לשמור על קשר שוטף עם כל הצוות במשרד, עם הספקים ועם הלקוחות.
